[직장생활 올바른 회의 방법!]

안녕하세요!

 

오늘은 직장생활에서 많이 겪는 회의 문화에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

하루 근무시간 중 많은 시간을 회의 시간으로 보내기도 하는데요. 회의시간이 길다고해서 그 결과물이 좋은것만은 아닙니다!

흔히 회사생활에서 회의는 많으면 하루에 3~4회 까지 하게 되며 회의를 하게되면 길게는 3시간까지의 마라톤 회의가 진행 되기도 합니다.

중요한건 그렇게 회의를 하고 결론을 내지못해서 "다음에 다시 회의 하자"로 끝나게 되는 회의도 많이 있습니다.

그렇다면 어떤 회의가 잘 진행 된 회의라고 할 수 있을까요?

 

가장 중요한 것은 회의의 목적 입니다. 회의 준비 단계가 매우 중요한데요.

 

회의의 목적을 명확히 정해놓고 회의를 진행하는 것과 "일단 회의를 해보자"라고 진행하는 회의는 많이 다를 수 있습니다.

가장먼저 시간이 차이가 나게 되겠죠. 목적이 명확한 회의는 참석자들의 회의에 대한 집중력은 목적이 불분명한 회의와는 다릅니다. 따라서 빠른시간안에 목적에 맞는 결과물을 도출하기 위해 집줄 할 수 있습니다.

회의의 목적만큼 중요한 부분은 회의가 시작 되기 전 사전에 숙지하는 부분입니다. 회의가 진행 되기전 목적을 명확히 정하고 목적과 관련되 회의 참석자를 정한 후(반드시 꼭 필요한 참석자들로 구성하여야 합니다.)

참석자들은 회의의 목적을 모두 숙지하고 참석을 하여야 합니다. 참석자들은 목적에 맞는 회의 진행에 맞게 사전에 자료 또는 의견을 준비하고 참석을 하여아 합니다.

 

이렇게 사전에 준비단계에서 회의 목적과 참석자들의 회의 준비를 거치면 회의 진행 단계에서 불필요한 시간낭비를 줄일 수 있습니다.

 

다음은 회의 진행단계에서 주의해야 할 점들을 알아보도록 하겠습니다.

 

회의의 목적과 회의 준비를 거쳐 회의가 진행 되는 진행단계에서는 회의 규칙에 맞게 회의가 진행 되어야 합니다. 회의 시간, 회의 중 태도, 회의 진행 방법 등의 규칙에 대해 안내를 하고 회의가 진행되어야 합니다.

회의 진행을 위해서는 퍼실리테이터의 참석이 필요합니다. 원할하게 회의가 진행 될 수 있도록 회의를 이끌어가는 역할을 퍼실리테이터가 해야하죠.

 

흔히들 기업에서의 좋지 않은 회의에서는 회의 주제와 어긋나는 얘기들로 시간을 많이 소비합니다. 이럴때 퍼실리테이터의 역할은 주제와 벗어나는 말을 할때 조정역할을 하여 회의가 원활한 방향으로 진행 될 수 있도록 합니다.

또다른 역할은 중재 역할입니다. 참석자들 의견 충돌로 인해 감정적인 발언과 행동들로 회의 진행이 어려운 경우가 있는데 이럴때 퍼실리테이터가 중재 역할을 하여 올바른 회의가 될 수 있도록 합니다.

 

끝으로 회의가 종료 단계입니다.

 

회의가 끝나고 결론이 나면 회의 내용을 간략하게 정리하여 회의 마무리 시점에 내용을 공유하는것이 필요합니다. 회의 과정에서 많은 의견과 대화가 오고 가기 때문에 회의는 끝났지만 내용을 기억하지 못하거나 잘못 이해하고 돌아가는 경우가 있기때문에 회의록 작성과 회의 마무리단계에서 정리는 매우 중요합니다. 따라서 회의가 종료되는 시점에 오늘의 회에 안건과 목적에 대하여 다시한번 언급하고 어떠한 결론을 도출하였으며 어떠한 역할과 담당업무가 참석자들에게 주어졌는지 정리하여 마무리 하여야 합니다. 이 때 참석자들의 서명을 받아 회의록을 완성하는것이 가장 좋으며 때에 따라 회의록은 시간이 지난 후 공유하기도 합니다.

 

오늘은 직장생활에서 회의진행과 관련하여 알아보았습니다.

 

직장생활에서 회의는 빠질 수 없는 중요한 업무 중의 하나입니다. 얼마나 효율적이고 회사에 맞는 회의문화를 가지느냐는 기업입장에서도 매우 중요한 부분이죠.

따라서 누구나 자신의 의견을 낼 수 있는 기업문화가 우선적인 필수 요건이라 할 수 있습니다. 상사의 눈치를 본다거나 업무를 떠앉게 된다는 마음에 입을 닫고 부정적인 의견으로 회의를 참석한다면 그 어떤 회의 규칙이 있더라도

좋은 회의라고 할 수 없습니다. 따라서 기업의 문화가 올바른 회의 문화를 만들어 갈 수 있습니다.

 

그럼 이만!